2008-09-09

Google DocsでPDFを管理する理由

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PDF の管理や整理は頭痛の種でした。

PDF で提供される情報は良質なことが多いのですが、PDF は閲覧にも検索にも不便で、死蔵しがちになってしまうのです。いい整理方法はないものかと PDF を管理するソフトも試しましたが、どうもいまいちでした(iTunes も試しました)。

しかし、試しに Google Docs で管理すると、今までで一番すっきりとしました。今回は、そのおすすめする理由を書いておきます。

  1. 軽快にPDFを閲覧できる。 Google の PDF ビューワはめちゃくちゃ軽快です。PDF のリンクを押すとさくっとサムネイルネイル(画面の縮小表示)付きにビューワが立ち上がります。スクロールもとってもスムーズです。はっきりいって Adobe Reader でローカルで見るよりも楽です。PDF を開く苦痛がなくなります。
  2. タグで分類できる。 Google Docs では「フォルダ」と呼んでいますが、一つのファイルに複数のフォルダに置けるので、機能的には「タグ」とか「ラベル」と呼ばれるものです。ファイルを柔軟に整理・分類することができます。
  3. オンラインでアクセスできる。 保存した PDF にどこからでもアクセスできます。共有機能もあるので知り合いにファイルを見せるのも簡単です。
  4. そのうち全文検索できる(はず)。 現在ではまだできないのですが、Google のサービスなのでそのうち全文検索機能がつくのは目に見えています。PDF の全文検索を実現するソフトは多数ありますが、検索インデックスの生成のために CPU パワーを使います。しかし、Google Docs であれば Google のサーバがインデックスを作成するので、私たちは何の負担もなく、全文検索を利用できます。

使い方は簡単。Google Docs のメニューにある Upload というボタンを押せば、アップロード用のフォームが開きます。最大ファイルサイズが10MBという制限があったり、メールからのアップロードができないといった制限がまだありますが、それでも通常の利用には何の問題もないでしょう。

ぜひ試してみてください。

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