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野口悠紀雄氏の本を取り上げるのは二回目です。前回は「押し出しファイリング」を提唱していた「超」整理法でした。それは「整理しないことによって整理する」というお手軽かつ斬新なものでした。
「押し出しファイリング」が斬新であり、かつ合理的であったように、この時間編で取り上げているスケジュール管理の知恵も非常に斬新でありながら、言われてみればとても合理的な方法ですので、紹介してみます。
試験問題と時計のように持ち時間とタスクを把握せよ
本書で提唱されている心得を一言でいうと、持ち時間となすべき仕事を一目で把握する道具を持て、ということになります。
これが結構斬新でめちゃめちゃ合理的だと思います。
スケジューリングのために、次の２つが不可欠であると分かった。第一は、持ち時間を、アナログ式時計のように「一目で」把握するための道具である。第二は、なすべき仕事を、目の前の試験問題のように「一目で」把握できるようにするための道具である。
逆に言うとスケジュールの問題というのは自分の持ち時間や仕事の量を把握できずに、タイムアップしてしまったりすることにあるというのです。
そのために著者は数週間分の週間カレンダーをつなげることを提唱します。これはジャバラ式の三ヶ月間カレンダーのようなものです。長期間を眺めることで自分の持ち時間を把握できるというわけです。
これは「超」整理手帳として販売されています。私も数人ですがこの手帳を利用している方を見たことがあります。
一方で仕事の「見える化」に関してはTODOボードを推薦しています。
スケジュール表とは別に、「TODOボード」を作成するとよい。これは様々な案件を、一件ごとに小型のポストイットに書き出し、紙のボードに貼りつけたものである。この際、仕事のカテゴリー別に縦に分け、各カテゴリーのうち重要度の高いものほど上に貼る。
この方法も何気なくやっている方も多いと思います。
この２つによって、自分の持ち時間とタスクが「見える化」されて管理できるというわけです。
私の時間管理の実際
と、ここまで説明したので、私が実際どうしているかをメモしておきます。
私はスケジュールを google calendar で管理しています。
ですから、持ち時間の見える化のためには、単純にgoogle calendarを印刷して持ち歩いています。大概は２週間程度を見ておけばOKなので、２週間を表示した状態のものを印刷します。
私は現在まったくスケジュール帳の類は持ち歩いていませんし、その予定もありません。
また、タスク管理はメモ帳に
- やることのカテゴリーやプロジェクト
- 人に任せた仕事
- 外部に対してコミットした締め切り
を書いておく程度です。
あとはその日にやることをコピー用紙に書いていています。他の会社内部で発生する細々としたタスクはtracというIssue Tracking Systemに登録されています。
以前はタスク管理のツール（スマートフォンで使えるようなの）をいじっていたのですが、自分に必要がないことがわかりました。
仕事が大雑把でかつ流動的なのでこの程度で足りてしまうのが現状です。もっときっちり時間やタスク管理をしていると期待して読んだ方、ごめんなさい。
どちらかというと、優先事項を優先して真っ先にやるという姿勢のほうがタスク管理よりも大切だと最近では感じています。
まあ、そのへんについては他のエントリーで。